С целью упорядочения кадровых процессов, необходимо соблюдать сроки подачи документов в отдел кадрового делопроизводства:
1. Полный пакет согласованных документов на трудоустройство работника не позднее 3 рабочих дней до трудоустройства.
Дополнительно сообщаем, что если прием осуществляется на вновь созданную должность, то вместе с заявлением о приеме руководитель должен оформить должностные обязанности в соответствии с инструкцией «О разработки должностных обязанностей работников ФГБОУ ВО «ВВГУ» и предоставить данные документы.
2. Полный пакет согласованных документов на перевод работника не позднее 5 рабочих дней до 1 числа каждого месяца.
Дополнительно сообщаем, что если у работника новые должностные обязанности, то руководитель должен оформить должностные обязанности в соответствии с инструкцией «О разработки должностных обязанностей работников ФГБОУ ВО «ВВГУ» и предоставить данные документы вместе с согласованным заявлением работника о переводе.
3. Заявление на увольнение принимается вместе с табелем учёта рабочего времени на увольняемого не позднее чем за две недели до даты увольнения.
Если увольняющийся работник является материально-ответственным лицом, то необходимо не позднее 7 рабочих дней до даты увольнения обратиться в материальный отдел и переписать все материальные ценности.
4. Согласованное заявление на предоставление отпуска, а также на отмену/перенос отпуска принимается не позднее 14 дней до даты отпуска. Отзыв из отпуска производится только текущей датой по представлению руководителя и с согласия работника.
Если работник оформил листок нетрудоспособности во время нахождения в ежегодном отпуске, то при отсутствии заявления от работника по переносу отпуска на другие даты (заявление должно поступить в отдел кадрового делопроизводства не позднее даты закрытия листка нетрудоспособности), отпуск автоматически продлевается на те дни, в которые совпал с листком нетрудоспособности.
5. По окончанию листка нетрудоспособности не позднее 2 рабочих дней необходимо предоставить корректирующий табель в отдел кадрового делопроизводства.
6. Согласованная служебная записка на командировку принимается в работу не позднее 7 рабочих дней до даты начала командировки. Заявка на приобретение авиабилета должна быть предоставлена не позднее 10 рабочих дней до даты вылета.
Напоминаем, что если командировка совпадает с отпуском работника, то необходимо предоставить заявление на отмену отпуска либо служебную записку на отзыв из отпуска вместе со служебной запиской на командировку, иначе документы на командировку в работу приняты не будут.
В случаях, когда выходной или нерабочий праздничный день, в который работник трудился в командировке, либо время пути в/из командировки совпадают с выходными днями работника, то после командировки и согласования задания-отчета необходимо подать представление об оплате работы в выходные нерабочие (праздничные) дни в связи со служебной командировкой.
7. Согласованные представления о доплате вместе с соглашением принимаются за 7 рабочих дней до даты начала действия доплаты.
Обращаем Ваше внимание, что руководитель структурного подразделения в случаях своего отсутствия (командировка, отпуск, листок нетрудоспособности) обязан предоставить в отдел кадрового делопроизводства представление с соглашением о доплате за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
8. Согласованные представления о снятии доплаты принимаются за 7 рабочих дней до даты снятия.
Представления с прошедшей датой снятия доплаты в работу не принимаются.
9. Согласованные представления на работу в выходные нерабочие (праздничные) дни / сверхурочную работу принимаются за 5 рабочих дней до даты привлечения к работе в выходные нерабочие (праздничные) дни/сверхурочной работы.
10. В случае изменения персональных данных (паспортных, получение профессионального образования) копии документов необходимо предоставить в течение 14 календарных дней с момента их получения, для военнообязанных лиц – в течение 5 рабочих дней.
11. Изменения режима работы (графика работ) необходимо предоставлять не менее чем за месяц до начала работы по новому графику с ознакомлением работника.
12. Внесение изменений по тарификации проводятся по 1-ым и 16-ым числам.
Дополнительно сообщаем, что все документы по кадровым изменениям (изменения объема ставки, изменение объема учебной нагрузки) необходимо предоставлять не позднее 5 рабочих дней до даты предполагаемого изменения.
13. Соблюдение сроков табелирования согласно приказу «Об утверждении графика приема документов для начисления заработной платы и актов сдачи-приемки к договорам гражданско-правового характера» от 21.02.2025 № 142
В случае предоставления неполного / некорректно оформленного пакета документов по кадровым процессам либо с отсутствием полного согласования (подписей), документы будут возвращены на доработку ответственному лицу. При повторной подаче исправленных документов необходимо учитывать вышеуказанные сроки.